Politique de protection des renseignements personnels et de confidentialité
La protection de la vie privée est importante pour Mélanie Chaussé – Ô Temps de Mé (ci-après « l’Entreprise », « nous », « notre »). Pour cette raison, nous adhérons à des principes et aux meilleures pratiques que nous mettons en œuvre lorsque nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons, ou détruisons les Renseignements personnels des clients et autres personnes physiques en relation avec nous. Cela nous permet de mettre en place des mesures de protection et des pratiques de saine gestion des renseignements personnels conformément aux lois applicables, notamment la Loi 25.
La présente politique de protection des renseignements personnels et de confidentialité (la « Politique »), vous aidera à la fois à mieux comprendre la structure de gouvernance des Renseignements personnels que nous avons créée.
But de cette Politique
Cette Politique vous indique quels renseignements personnels nous recueillons par un moyen technologique ou autre, comment nous les traitons, et quand nous avons besoin de les communiquer à des sous-traitants ou des tiers.
Communiquez avec nous
Toute question, commentaire, demande, préoccupation, exercice d’un droit ou dépôt d‘une plainte portant sur la présente Politique de protection des renseignements personnels et de confidentialité doit être transmis à la personne RPRP aux coordonnées suivantes :
Courriel : melanie@otempsdeme.ca
Adresse : 111, Joseph-Tremblay, Saint-Jean-sur-Richelieu QC J2Y 1M1
Consentement à la collecte des renseignements personnels à des finalités déterminées
En nous fournissant des Renseignements personnels, vous nous autorisez à procéder à la collecte et au traitement de vos renseignements personnels qui sont nécessaires pour vous offrir des services.
Les Renseignements personnels ne sont collectés et traités qu’aux fins légitimes et nécessaires pour lesquelles ils ont été initialement recueillis. Aussi, avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des Renseignements personnels à d’autres fins, nous obtenons un consentement valable de la part de la personne concernée.
C’est pourquoi nous recueillons ce consentement de manière explicite, sous réserve de situations où le consentement peut être implicite en vertu de la loi. Il doit cependant être donné de manière expresse s’il concerne des renseignements sensibles. Lorsque la collecte de Renseignements personnels concerne un enfant de moins de 14 ans, la personne RPRP doit s’assurer que le consentement de l’autorité parentale ou du tuteur du mineur a été obtenu avant la collecte à l’aide du Formulaire de consentement parental.
Dans un souci de transparence, et avant de procéder à la collecte de Renseignements personnels, nous vous mentionnons les informations minimales suivantes :
- Les fins légitimes auxquelles ces Renseignements sont recueillis;
- Les moyens par lesquels les Renseignements sont recueillis;
- Vos droits d’accès et de rectification prévus par la loi;
- Votre droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation de ces renseignements;
- Le nom du tiers pour qui la collecte est faite, le cas échéant;
- La possibilité que les Renseignements soient communiqués à l’extérieur du Québec, le cas échéant.
- La possibilité que les renseignements soient communiqués à des fournisseurs de services ou à d’autres tiers similaires;
- La durée de conservation de ces renseignements (sur demande);
- Les coordonnées du RPRP.
De plus, en tout temps et sur demande de votre part, nous vous communiquerons les Renseignements personnels que vous nous avez communiqués et les catégories de personnes qui ont accès à ces Renseignements personnels.
Le consentement à la collecte ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé.
Sachez que vous demeurez maître en tout temps de vos Renseignements personnels et que vous pouvez refuser que nous collections des Renseignements personnels à votre sujet. Pour ce faire, il suffit de nous l’indiquer.
Dans le cadre de nos activités, nous collectons et utilisons des Renseignements personnels selon des moyens de collecte spécifiés tels que :
- Verbalement;
- Lors de la remise de tout formulaire dûment complété au travailleur autonome/RPRP;
- Lors de visites à notre bureau;
- Lors de nos communications par téléphone ou par courriel;
- Lors d’interactions par notre site web ou nos médias sociaux;
- Lors d’enregistrement audio ou vidéo;
Renseignements personnels nécessaires recueillis
Nous limitons la collecte des renseignements personnels à ceux qui sont nécessaires pour vous offrir nos services ou qui sont permis par la loi.
Les renseignements personnels que nous recueillons incluent :
- des coordonnées, tels votre nom et prénom, votre adresse postale, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, date de naissance, pour créer un dossier auprès de nous via la plateforme de rendez-vous GOrendezvous ou la plateforme de tenue de dossiers en ligne du Réseau des massothérapeutes professionnels du Québec et émettre des reçus d’assurances;
- des renseignements relatifs à des services, tels les renseignements concernant les services que nous vous avons rendus;
- Des Renseignements personnels pourront également être captés par nos partenaires de paiement par Internet, notamment Square, Stripe et QuickBook. Pour en connaître davantage sur leurs méthodes de traitement, conservation et destruction, nous vous invitons à consulter les politiques de confidentialité de nos partenaires.
Utilisation des renseignements personnels
De façon générale, nous n’utilisons vos renseignements personnels que pour les fins permises ou requises par la loi ou pour les fins suivantes :
- Offrir ou améliorer nos produits et services ou développer de nouveaux produits et services selon vos besoins;
- Répondre à vos questions, recueillir des avis et commentaires ou vous fournir une assistance au besoin;
- À des fins de vérifications de votre identité si requis pour respecter nos obligations en vertu des lois et règlements en vigueur;
- Envoyer des messages, courriels, textos, infolettre, des mises à jour, des alertes de sécurité ou transmettre des communications conformément à la loi;
- Administrer une promotion, un sondage ou une autre fonctionnalité du Site web ou de nos services;
- Effectuer des recherches et des analyses en lien avec notre Entreprise et nos services;
- Détecter et prévenir les fraudes, erreurs, pourriels, abus, incidents de sécurité et autres activités préjudiciables;
- Constater, exercer ou défendre un droit ou une procédure en justice.
Nous respectons toujours les buts pour lesquels nous avons recueilli vos renseignements personnels. Si nous souhaitons utiliser ou communiquer vos renseignements personnels pour d’autres buts, nous vous demanderons votre consentement, sauf dans les cas permis par la loi.
Communication des renseignements personnels
Dans le cadre de nos activités, nous rendons accessibles vos renseignements personnels à nos consultants ou mandataires, le cas échéant, dont les fonctions l’exigent uniquement.
Bien que nous tentions d’éviter de partager vos renseignements personnels avec des tiers, nous pouvons faire appel à des fournisseurs de services pour exécuter divers services pour notre compte, tels que la gestion et la sécurité informatique ainsi que l’analyse, l’hébergement et le stockage de données. Dans ces circonstances, nous ne fournissons que les renseignements personnels nécessaires à l’exécution de leur mandat et nous nous engageons à ce que les principes énoncés dans la présente Politique soient respectés.
De plus, ces fournisseurs de services nous offrent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures de protection adéquates de vos renseignements personnels traités ou communiqués avant que vos renseignements personnels ne leur soient communiqués. Lorsque nos fournisseurs de services n’ont plus besoin de vos renseignements personnels, nous leur demandons de détruire ces données de manière appropriée.
Avant de transférer des Renseignements personnels à un fournisseur de services ou un partenaire, l’entreprise doit, à chaque fois, conclure un contrat écrit avec ce tiers, comme l’Entente relative à la sécurité de l’information concernant le Traitement des Renseignements personnels par un fournisseur de services. Certaines clauses doivent nécessairement se retrouver à ce contrat telles que :
- La description des mesures prises par le fournisseur de services pour assurer la protection du caractère confidentiel des Renseignements personnels communiqués (ex. une description des mesures de sécurité);
- L’engagement, par le fournisseur de services, de n’utiliser les Renseignements personnels qu’aux fins de la prestation des services et de ne pas conserver ces renseignements après l’expiration du contrat; et
- L’obligation, pour le fournisseur de services, de nous informer sans délai de toute violation ou tentative de violation de la confidentialité des renseignements afin de nous permettre d’effectuer toute enquête ou vérification relative à cette violation.
Les renseignements personnels que nous recueillons et conservons demeurent protégés et sont hébergés de manière sécuritaire sur des serveurs au Québec (Boucherville) et aussi pouvant être situés à l’extérieur du Québec, notamment au Canada et aux États-Unis comme OneDrive et Google Drive.
Nous ne vendons pas, n’échangeons pas, ni ne communiquons autrement vos renseignements personnels à de tierces parties, sous réserve des exceptions prévues par la loi.
Conservation des renseignements personnels
Sous réserve des lois applicables, nous conservons vos renseignements personnels uniquement pour le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis, à moins que vous ne consentiez à ce que vos renseignements personnels soient utilisés ou traités à une autre fin. Après ce délai, vos renseignements personnels seront détruits ou anonymisés de manière sécuritaire.
Pour obtenir plus d’information sur les périodes pendant lesquelles vos renseignements personnels sont conservés, veuillez nous contacter comme indiqué à la section « Communiquez avec nous ».
Droits à l’égard des renseignements personnels
Vous disposez des droits suivants :
- Accès : le droit d’être informé des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et de demander une copie des documents contenant vos renseignements personnels, sous réserve des exceptions prévues par la loi applicable;
- Exactitude et rectification : le droit de faire rectifier, modifier et mettre à jour les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet s’ils sont incomplets, équivoques, périmés ou inexacts;
- Retrait : le droit de retirer ou modifier votre consentement à ce que nous recueillons, utilisons, communiquons ou conservons vos renseignements personnels en tout temps, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables.
- Désindexation : le droit de nous demander de cesser de diffuser vos renseignements personnels et de désindexer tout lien rattaché à votre nom qui donne accès à ces renseignements si cette diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire;
- Information : le droit d’être informé lorsque vous faites l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé ou lors du recours à une technologie d’identification, de localisation ou de profilage et des moyens offerts pour activer ces fonctions;
- Plainte : le droit de porter plainte auprès de l’Organisation concernant la protection de vos Renseignements Personnels;
- Plainte : le droit de porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information, sous réserve des conditions prévues par la loi applicable.
Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez nous contacter comme indiqué à la section « Communiquez avec nous ».
Protection des renseignements personnels
La responsabilité de garantir la protection et le traitement adéquat des Renseignements personnels incombe au travailleur autonome et à toute personne qui travaille avec ou pour le compte de ce dernier et qui a accès aux Renseignements personnels.
Le RPRP est responsable des tâches suivantes:
- Gérer et mettre en œuvre le Programme de gouvernance de l’information;
- Développer et suivre les politiques et les pratiques en matière de protection des Renseignements personnels;
- Surveiller et analyser les lois sur la vie privée applicables ainsi que les changements qui sont envisagés ou apportés par le législateur;
- Élaborer et maintenir à jour les exigences de conformité à respecter pour atteindre ses objectifs en matière de protection des Renseignements personnels.
L’Entreprise a mis en place des mesures de sécurité physiques, technologiques et organisationnelles visant à protéger adéquatement la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels contre la perte, le vol ou tout accès, divulgation, reproduction, communication, utilisation, modification non autorisée. Ces mesures comprennent le contrôle des accès à nos locaux, bureaux et à nos équipements ainsi que l’adoption d’une gouvernance visant notamment la conservation et la destruction sécuritaires de vos renseignements personnels.
Malgré l’adoption de telles mesures, nous ne pouvons garantir la sécurité absolue de vos renseignements personnels. Si vous avez des raisons de croire que vos Renseignements personnels ne sont plus protégés, veuillez nous contacter immédiatement comme indiqué à la section « Communiquez avec nous ».
Limitation de responsabilité, signalement d’incidents de confidentialité, plaintes et réponse
L’Entreprise s’engage à prendre tous les moyens raisonnables afin d’assurer un niveau de confidentialité et de sécurité des renseignements personnels conforme aux standards technologiques adéquats compte tenu de son secteur d’activité.
Malgré ce qui précède, vous déclarez comprendre et reconnaître qu’aucun établissement ni aucun système informatique n’offre une sécurité absolue et qu’une part de risque est toujours présente lorsque l’on transmet des Renseignements personnels, entre autres sur le réseau public qu’est l’internet.
Dans le cas d’une violation de la confidentialité ou de la sécurité de vos Renseignements personnels qui présente un risque élevé pour vos droits et votre liberté, cette violation vous sera notifiée dès que possible et l’Entreprise prendra les mesures nécessaires pour préserver la confidentialité et la sécurité de vos Renseignements personnels. Toute personne physique dont les renseignements personnels sont concernés par un Incident de confidentialité réel ou appréhendé peut aussi formuler une plainte, laquelle sera traitée conformément à la Procédure de réponse et de notification en cas de plainte et/ou d’incidents de confidentialité.
Nous aviserons également la Commission d’accès à l’information et toutes les personnes concernées après enquête, si un risque de préjudice sérieux est appréhendé, compte tenu de la sensibilité des renseignements concernés, des conséquences appréhendées de leur utilisation et la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables.
Mise à jour de la présente Politique
Nous nous réservons le droit de modifier la présente Politique à tout moment conformément à la législation applicable. En cas de modification, nous aviserons que la Politique a été modifiée, nous vous indiquerons l’objet général des modifications apportées et actualiserons sa date de mise à jour
Validité
Ce document entre en vigueur à compter du 1er décembre, 2024.
Dernière révision le 26 février 2026
Le propriétaire du présent document est Mélanie Chaussé, qui doit vérifier et mettre à jour le contenu au moins une fois par an.
Mélanie Chaussé ND.h, PhyD., propriétaire
